Modulistica Ufficio Patrimonio

  • Buono carico-scarico beni mobili infruttiferi
  • Buono carico-scarico materiale bibliografico
  • Registro inventariale beni mobili infruttiferi
  • Registro inventariale materiale bibliografico
  • Registro beni non inventariabili
  • Prospetto ricapitolazione 2012
  • File 1 - File 2 - File 3 (di cui alla circolare ricognizione)

VADEMECUM

CONTENENTE LE MODALITA’ OPERATIVE PER LE OPERAZIONI DI SCARTO DOCUMENTALE e per la CONSERVAZIONE

Premesso che, ai sensi dell’art. 67 del DPR 445/2000 e dell’art. 21 del D.Lgs. n. 42 del 2004 “Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione”, si informa che - prima di trasferire la documentazione destinata alla conservazione all’Archivio di deposito o nei locali destinati ad archivio presso ciascuna unità operativa (Ufficio / Dipartimento/ Centro ecc. ) è necessario che ciascuna unità operativa provveda alle OPERAZIONI DI SELEZIONE, SPURGO E SCARTO secondo le modalità di seguito riportate:

  1. Procurarsi scatole vuote di piccole dimensioni (ad esempio quelle che contengono le risme di fogli A4) e comunque non superiori alle misure 40cmx40cm - h 25, al fine di facilitarne il trasporto;

  2. Compilare in tutte le sue parti il “modulo da apporre su ciascuna scatola” (Mod. A) ed incollarlo su ogni scatola;

  3. Eliminare tutte le foderine di plastica e, se possibile, i fermagli; eliminare i registri resisto o altri contenitori di plastica;

  4. Riempire ciascuna scatola con la documentazione che si propone per lo scarto e descrivere quanto segue utilizzando il modello “elenco scarto”(Mod. B): la tipologia della documentazione (v. “Elenco descrittivo della documentazione da conservare perennemente oppure da scartare” - Mod. C ), la cronologia, la quantità, i metri lineari, il peso (cfr. “fac-simile per il calcolo del peso”- Mod. D), il motivo dello scarto, desumibile da: “Elenco descrittivo della documentazione da conservare perennemente oppure da scartare” (Mod. C) , “Linee guida e tipologia documenti fascicolo studente” (Mod. E), “Linee guida e tipologia documenti fascicolo personale” (Mod. F), nonché desumibile, per analogia, dai Massimari di scarto o Piani di Conservazione elaborati specificamente per le Università o per le altre Amministrazioni statali (v. ad es. “Massimario di selezione dei documenti inerenti al fascicolo di personale universitario - Unidoc” – Mod. G)

    Si confronti a tal fine il “fac-simile di elenco scarto compilato” (Mod. H) ed il “fac-simile di Proposta di scarto documentario”(Mod. I);

  5. Collocare le scatole in uno spazio adatto, in modo che non siano di intralcio alle attività di routine della Struttura;

  6. Dopo aver compilato il suddetto modulo B ”elenco scarto” relativamente al contenuto delle scatole, comprese anche le motivazioni dello scarto, inviarlo con nota di trasmissione alla Ripartizione Sistemi Dipartimentali e Documentali (Rip. S.D.D.) – Sezione Flussi documentali e Archivio, specificando i mt lineari liberati dalla operazione di scarto (cfr. “fac-simile nota di trasmissione elenco scarto” – Mod. L); Quanto sopra ai fini della trasmissione della Proposta di scarto alla Soprintendenza Archivistica per la Campania per il previsto parere (v. “Fac simile nota di trasmissione alla Soprintendenza Archivistica della proposta di scarto di materiale documentale ”- Mod. M) e (“Fac-simile Decreto Dirigenziale” Mod. N);

  7. La Rip. S.D.D. - Sezione Flussi documentali e Archivio provvederà, mediante l’Ufficio Economato, a far trasferire le scatole dello scarto dalle Strutture all’Archivio di deposito di Santa Patrizia;

  8. Una volta ottenuto il parere favorevole della Soprintendenza, la Rip. SDD - Sez. Flussi documentali e Archivio contatterà la Croce Rossa o altra Ditta specializzata ai sensi dell’art. 8 DPR 37/01, per fissare un appuntamento per il prelievo delle scatole dall’Archivio di deposito;

  9. Dopo il ritiro delle scatole la Croce Rossa (o Ditta individuata) rilascerà i verbali di ritiro e cessione della documentazione alla Rip. S.D.D. - Sezione Flussi documentali e Archivio che li trasmetterà – in originale - alla Soprintendenza Archivistica per la Campania. (v. “Modulo nota di trasmissione verbali di ritiro alla Soprintendenza” – Mod. O). La documentazione inerente “gli scarti” è a conservazione perenne.

 

Una volta terminate le operazioni di selezione, spurgo e scarto, il materiale documentale destinato alla CONSERVAZIONE, da versare all’Archivio di deposito, verrà trasmesso come segue:

Ciascuna unità operativa provvederà a:

  1. compilare l’ “Elenco documentazione da versare” (Mod. V.1), in cui vi sarà descritto nel dettaglio il materiale documentale destinato alla conservazione;
  2. trasmettere l’elenco, di cui al punto a, alla Ripartizione Sistemi Dipartimentali e Documentali come da “Fac-simile nota di trasmissione elenco documenti da versare”(Mod. V.2)

Protocollo - modulistica e strumenti di lavoro

Titolario unico di classificazione in vigore dal 2013

Regole di anagrafica

Indicazioni Operative

Assegnazione dell'effettivo RPA sul software Titulus

Attivazione repertorio Protocollo Particolare dell'AC per la gestione dei documenti contenenti dati sensibili e riservati

Corretto utilizzo del protocollo informatico tra uffici - definizione del mittente

Elenco dei destinatari multipli nella corrispondenza in partenza, ai fini della registrazione

Redazione dell'oggetto ed identificazione del procedimento amministrativo

Scansione elettronica di tutti i documenti registrati

Scansione ottica della documentazione in arrivo precisazioni

Sperimentazione della trasmissione telematica dei documenti

Utilizzo dei campi annotazioni e note - precisazioni sulla loro compilazione

Modulo per annullamento di registrazione al protocollo

Modulo per la redazione dei Decreti

Modulo per la redazione degli Ordini di Servizio

 

 

Archivio - modulistica e strumenti di lavoro

Linee guida fascicolo personale e Tipologia documenti fascicolo personale

Massimario fascicolo di personale universitario - Unidoc

Linee guida e Tipologia decumenti fascicolo studente

Elenco documentazione da conservare o scartare

Articoli più salienti del Decreto legislativo 42-2004 Codice dei Beni culturali e del paesaggio e successive modifiche

Classificazione ed archiviazione della documentazione

Predisposizione dell'archivio cartaceo ed elettronico

Trasferimento annuale in archivio di deposito e procedure di scarto

 

Modulo scheda per l'analisi del procedimento/procedura/attività amministrativa

Modulo elenco documenti da versare in Archivio (fac-simile)

Modulo richiesta di consultazione per motivi amministrativi (uso interno)

 

Scheda di censimento degli archivi

 

Scarto - Amministrazione Centrale

 

Modalità operative per le operazioni di scarto per l'Amministrazione Centrale

 

Modulo da apporre sulle scatole

Moduli pesi (fac-simile)

Modulo elenco scarto

Modulo elenco scarto compilato (fac-simile)

 

Scarto - Strutture

 

Modalità operative per le operazioni di scarto per le Strutture

 

Modulo da apporre sulle scatole

Modulo pesi (fac-simile)

Modulo richiesta motivazione scarto

Modulo proposta scarto strutture compilato (fac-simile)

Modulo Decreto Direttoriale (fac-simile)

Modulo lettera trasmissione alla Soprintendenza (fac-simile)

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